[學習筆記] 工作團隊 Work Teams

和傳統的部門 (department) 相比, 團隊 (team) 的優點:

(1) 彈性較大

(2) 面對快速變化的環境時, 反應速度較快

團隊可以迅速組成, 部署, 重新聚焦, 解散.

團隊具有激勵的作用, 因為成員在運作的過程中可自主作出決策.

群體和團隊的區別


工作群體 (work group):
共享資訊作出決策.

群體績效僅是個別成員績效的總和, 並沒有產生綜效.

個別成員各自為其成果負責.
工作團隊 (work team):
透過協調產生綜效, 使得團隊的績效大於個別成員努力的總和.

不僅個別成員各自為其成果負責, 所有成員也必須共同為整個的團隊成果負責.

成員彼此的技能是互補的.

團隊的類型


問題解決團隊 (problem-solving teams)
分享想法, 建議工作流程及改善方式. 但沒有權力 (authority) 實行改善建議.
自主管理工作團隊 (self-managed work teams)
團隊自行規劃, 排程, 指派工作給成員, 作出決策, 針對問題採取行動, 承擔許多管理者的責任.

一般來說, 若團隊內遇到衝突時, 較難有效排解.

工作滿意度一般會較高, 但有時候缺席率離職率會較高.
跨功能團隊 (cross-functional teams)
由相同或相近的位階, 但不同的工作領域組成, 以達成某項任務.

由於團隊成員背景不同, 建立初期, 需多花時間建立互信及團隊合作的關係.
虛擬團隊 (virtual teams)
團隊成員分散在不同的工作地點, 透過通訊科技進行溝通.

因為無法面對面直接溝通, 情感聯繫較弱.

管理者需留意:

(1) 成員之間是否建立了互信的關係

(2) 密切追蹤團隊的進展 - 以免遠端團隊成員不清楚自己的目標, 或甚至"消失"

(3) 團隊的努力及成果, 公告讓組織知悉 - 以免遠端團隊變為隱形

如何建立有效能的團隊


注意:

(1) 各個團隊的型式及結構不同, 不見得能夠直接套用下列的作法到你的團隊.

(2) 團隊不見得比個體有效, 需要先判斷一項任務適合由團隊進行或由個體直接完成.
(i) 考慮工作的複雜度, 以及是否需要不同的觀點.

(ii) 團隊的產出是否會大於個人產出的總和. (綜效)

(iii) 團隊成員之間是否互相需要彼此的產出.

情境層面


是否有足夠的資源: 設備, 人員

領導者

結構: 團隊成員的角任及責任

信任感
對於領導者的信任: 使得團隊成員願意接受並承諾達成領導者規劃的目標及領導者的決策

對於團隊成員的信任: 促進團隊合作
績效評估及獎酬系統
需同時評估及獎勵個體及團隊整體的貢獻

組成層面


成員的能力
1. 專業能力

2. 問題解決及決策能力

3. 人際溝通能力

當任務困難度高, 能力較高的團隊, 表現會比較好; 當任務簡單, 能力較低的團隊, 表現會比較好.
成員的人格特質
Conscientiousness (有責任感的): 會主動視情況需要協助其他團隊成員

Openness to experience: 較有創意

Agreeableness: 若有一個或多個令人討厭的成員, 團隊表現會較差.
角色配置
將最有經驗, 能力最強, 最有責任感的的成員安排在最核心的角色.

對於許多團隊而言, 成員會扮演多種角色.
團隊規模
一般而言, 5~9人的規模, 團隊效能最高.

儘量用最少的人來達成任務, 以降低溝通協調的額外負擔.
成員的偏好
若成員不喜愛團隊合作, 對團隊運作會造成很大的傷害, 因此需慎選團隊成員.

流程層面


是否建立了共同的目的及計劃

是否把共同的目的轉化為具體的績效目標

團隊是否有信心達成目標
若有信心, 則會有動機努力設法達成目標.

讓團隊獲得較小的成功, 或是提供技術及人際溝通能力的訓練, 有助於建立信心.
團隊成員是否有相同的心智模式
是否對於如何完成工作, 有相同的知識及信念.
衝突程度
人際關係的衝突是具有傷害性的.

對進行非例行事務的意見不同, 則可以促進探討不同的觀點, 作出更好的決策.

有效能的團隊會開誠佈公地討論爭議; 無效能的團隊則會專注在個性及和溝通的方式.

延伸閱讀


Organizational Behavior, 14th edition, Stephen P. Robbins, Timothy A. Judge. Chapter 10: Understanding Work Teams

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